Архивирование

Архивирование - один из важных аспектов жизнедеятельности любой организации. Законодательством Республики Беларусь предусмотрены требования по сохранности документов организации на протяжении определенного срока. Определенный перечень документов подлежит обязательной сдаче в архив Республики Беларусь.

Под архивной обработкой документов подразумевается упорядочивание и систематизация документации, которая появилась в ходе деятельности компании. Имеется определенный перечень категорий документов, которые обязательно должны храниться в архиве в определенном порядке. Речь касается бухгалтерской отчётности, распорядительных и учредительных документов, кадровой и некоторой другой документации. Архивная обработка должна проводиться согласно действующему законодательству. За игнорирование этого процесса организации грозит серьёзный штраф. 

Документы, находящиеся в архиве, могут потребоваться для проведения статистического анализа, составления отчетов, выполнения аудиторской проверки и для различных других целей. С помощью сохранения документации удается держать её в порядке, имея быстрый доступ при необходимости даже через несколько лет.

Процесс архивации

Архивирование бухгалтерских документов можно представить следующим образом:

1. Проводится экспертиза ценности документов. На этой стадии выявляется историческая, практическая и научная ценность. Выбираются документы, которые подлежат хранению и выявляется оптимальный период времени, на протяжении которого документы будут сохранены.
2. Систематизация документации.
3. Осуществляется оформление систематизированных дел. Согласно законодательству документы должны находиться в переплёте, иметь определенную нумерацию, предусматривается определенное оформление обложки и так далее.
4. Составляются описи и предисловия к оформленным делам.
5. Формируется электронный архив.
6. Оформляются акты передачи документации и происходит последующая передача дел для архивного хранения.

Архивация представляет собой достаточно сложный процесс, который требует наличия определенных знаний. Чтобы избежать ошибок, стоит для этой задачи обратиться к профессионалам. Содержать в штате человека, который будет заниматься архивированием нецелесообразно, поэтому лучше для этой цели нанять постороннюю компанию. На сегодняшний день большинство руководителей останавливают свой выбор на аутсорсинге.

Необходимо понимать, что архивирование документов является большим трудом. Сложность сводится к необходимости четкого соблюдения всех правил, норм и положений. Стоимость представления услуги зависит от объема документов, их сложности и срочности выполнения работ.

Рано или поздно любой руководитель замечает, что из-за папок с бумагами уже не видны сотрудники бухгалтерии, отдела закупок и ВЭД, отдела кадров. Офис становится маленьким, вроде бы надо вновь покупать шкафы, стеллажи и полки.

Вам вновь приносят счет на оплату папок и скоросшивателей! Остановитесь! Не подписывайте!

Это нарастает как снежный ком! Что с этим делать? Снова тратится???
Мы знаем решение этой проблемы! Мы сэкономим ваши деньги!
Принимайте СИЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ! Только АРХИВИРОВАНИЕ!

В результате:

• Вы выполнили требования законодательства;
• У вас вновь много папок и скоросшивателей, за них не нужно вновь платить;
• У вас вновь просторный офис;
• У вас порядок на рабочих местах;
• Не надо платить за лишнюю мебель;
• Вы видите своих сотрудников счастливыми.

Контакты

Адрес:
20007 г.Минск, ул.Сурганова 24 литера 6/К, к.406В

Контактные телефоны:

+375 (17) 276-01-85

+375 (44) 733-92-84

+375 (29) 668-77-60

E-mail:
akcentaudit@mail.ru