57 от 03.08.12 Использование личного автомобиля в служебных целях

При осуществлении хозяйственной деятельности организации нередко сталкиваются с необходимостью использовать личный автомобиль в служебных целях, при этом возникает ряд вопросов, касающихся правильности оформления такой операции.

Легковые автомобили, находящиеся в личной собственности работников, производственная деятельность которых связана с необходимостью систематических поездок, могут использоваться как субъектами хозяйствования частной формы собственности, так и организациями, финансируемыми и (или) получающими дотации из республиканского и местных бюджетов.

Правоотношения нанимателя и работника, использующего личный транспорт в служебных целях, регулируются трудовым законодательством.

Статьей 1 Трудового кодекса Республики Беларусь предусмотрено, что трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату. При этом выполнение работы возможно с использованием имущества работника. Поскольку такая работа выполняется в рамках осуществления деятельности нанимателя, в такой ситуации отсутствует гражданско-правовая сделка, а имеют место специфичные правоотношения, присущие только трудовому договору.

Трудовым законодательством не установлены какие-либо ограничения на использование личного транспорта работника в служебных целях в зависимости от формы собственности предприятия.

Действия нанимателя на заключение договора на использование личного транспорта работника в служебных целях правомерны, если директор предприятия наделен правоустанавливающими документами соответствующими полномочиями.

Далее, необходимо отметить следующее. Законодательством конкретно не определено право, по которому работнику должно принадлежать имущество, используемое им в служебных целях. В связи с этим представляется правомерным использование имущества в служебных целях, являющегося как собственностью работника, так и находящегося в любом его законном владении (безвозмездное пользование, аренда и т.д.), при наличии письменного согласия законного владельца имущества.

В связи с тем, что фактически не происходит передача имущества, используемого работником для нужд нанимателя, данные операции не отражаются в бухгалтерском учете организации.

Использование личного имущества работника в служебных целях оформляется по следующим возможным вариантам:

1. 1- включением соответствующего пункта в трудовой договор (контракт);
В трудовом договоре (контракте) (далее - трудовой договор) с вновь принимаемым на работу сотрудником целесообразно указать условие об использовании работником своего имущества для нужд нанимателя и закрепить размер или порядок определения компенсации за износ (амортизацию) имущества. Если речь идет об автомобиле, следует установить порядок распределения расходов на обслуживание и топливно-смазочные материалы. Для расчета этих сумм можно оформить транспортный документ (например, путевой лист).
2. 2- заключением дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту), если необходимость использования имущества работника в служебных целях возникла после заключения трудового договора (контракта);
3. 3- заключение отдельного договора об использовании личного имущества работника в служебных целях.

Особенностью использования личного транспорта в рамках трудового законодательства является возможность использования работником автотранспортного средства как в служебных, так и в личных целях, что обязательно оговаривается в договоре (контракте, дополнительном соглашении).

На основании двустороннего подписанного договора наниматель издает приказ, в соответствии с которым производится выплата компенсации за износ (амортизацию) имущества. Договором между нанимателем и работником также может быть предусмотрено возмещение работнику фактических затрат, связанных с ремонтом автомобиля, а также иных затрат по содержанию и использованию автомобиля.

В соответствии со ст.106 ТК работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на компенсацию за их износ (амортизацию). Размер и порядок выплаты такой компенсации определяются по договоренности с нанимателем.

Необходимо отметить, что законодательством не урегулирован вопрос о том, какой комплект документов необходим для выплаты работнику компенсации за амортизацию (износ) его имущества, используемого для нужд нанимателя. В каждом конкретном случае наниматель вправе самостоятельно определить, какие документы следует для этого оформить.

Акт об использовании имущества работника для нужд нанимателя

Указанный документ может быть составлен в вышеуказанных возможных вариантах использования личного имущества работника по инициативе нанимателя в случае, когда работник использовал свой автомобиль для нужд нанимателя в течение месяца не непрерывно, а периодически - при необходимости (например, в связи с ремонтом автомобиля, принадлежащего организации). Иначе говоря, акт может оформляться при условии, что в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) размер компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства указан из расчета за один месяц или день, а автомобиль использовался не каждый рабочий день.

В акте стороны отмечают, в какие именно периоды автомобиль использовался работником для нужд нанимателя. За эти периоды рассчитывается компенсация, предусмотренная трудовым договором (дополнительным соглашением к нему) или указанная в заявлении работника. Акт подписывается работником и нанимателем.

Начисление амортизации

Согласно п. 11 Инструкции N 37/18/6 объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации (в учете у индивидуального предпринимателя) основные средства и нематериальные активы, как используемые, так и не используемые в предпринимательской деятельности, а также объекты, предоставленные организацией во временное владение и / или пользование с целью получения дохода, учитываемые в качестве доходных вложений.

Поскольку в бухгалтерском учете личные автомобили работников, используемые в служебных целях, не числятся, то начисление амортизации по ним не производится.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Таким образом, размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности работника и нанимателя. В действующем законодательстве отсутствуют указания на применение Нормативных сроков службы и Инструкции N 37/18/6 при определении размера компенсации работнику за износ личного автомобиля, используемого в служебных целях.

Возмещение расходов на ГСМ

Стоимость ГСМ, использованных работником за время эксплуатации автомобиля в служебных целях, признается расходами, связанными с выполнением им трудовых обязанностей, и относится к материальным расходам организации. Наниматель вправе не только компенсировать работнику износ (амортизацию) транспортного средства, но и возместить ему стоимость использованного топлива, включив в договор (соглашение) условие о том, что затраты на заправку автомобиля топливом несет наниматель.

Допускается использование личных денежных средств работника для расчетов наличными деньгами в интересах нанимателя на основании заключенного с ним договора (договора поручения или другого аналогичного договора) (п. 35 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107; Письмо Национального банка Республики Беларусь от 26.08.2011 N 28-20/157 "О порядке использования личных денежных средств").

Документом для учета использования ГСМ могут служить путевые листы или иные самостоятельно разработанные и утвержденные организацией документы по учету работы автомобиля. В них целесообразно отражать пробег только за время служебных поездок. Учитывая, что ежедневно такой автомобиль используется и для личных целей работника, следует указывать фактические показания спидометра и остатков топлива в баке при выезде в служебную поездку по заданию нанимателя и при возвращении.

Компенсация за износ автомобильных шин.

Автомобильные шины относятся к наиболее изнашиваемым комплектующим частям автотранспортных средств. Необходимость замены возникает в случае износа, повреждения или при смене шин для эксплуатации в зимний или летний период. По договоренности работника и нанимателя возможна компенсация за износ автомобильных шин.

Для определения указанного износа шин можно организовать учет эксплуатации шин с ведением карточки учета работы автомобильной шины, которую заполняют одновременно с заключением договора об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Основное назначение карточки - учет и контроль работы автомобильных шин во время их эксплуатации. Карточка также является основанием для решения вопросов с работником о замене вышедших из строя шин вследствие заводских дефектов, выявленных во время эксплуатации, либо износа, повреждения или сезонной смене шин.

Фактический пробег шины ежемесячно вносится в карточку учета работы шины на основании показаний спидометра, если не было замены запасной шиной.

Пригодность шин к дальнейшей эксплуатации при неравномерном износе на автотранспортных предприятиях определяется комиссией. При принятии комиссией решения о снятии шины с эксплуатации и направлении в ремонт, на восстановление или в утиль в графе карточки учета "Причины снятия шины с эксплуатации" записываются ее полный пробег, техническое состояние, куда направляется шина: в ремонт, на восстановление или в утиль.

Замена или восстановление составных частей автотранспортного средства, к которым относятся и шины, в целях обеспечения его работоспособности является текущим ремонтом

Необходимо отметить, что по взаимной договоренности между работником и нанимателем возможно предусмотреть иной алгоритм расчета компенсации за износ автомобильных шин.

В.К. Телеш

Генеральный директор АКГ «Акцент», директор ООО «Акцентаудит-М»

«Экономическая газета» № 57 (1576) от 3 августа 2012г.