загранкомандировка - как правильно оплатить всю сумму и отнести ее на затраты

Вопрос: После возвращения из загранкомандировки работник предоставил счет об оплате гостиницы. Сумма по счету за проживание вкладывается в установленную законодательством норму, однако в счете указана еще стоимость парковки за одни сутки, вместе с которой получается превышение нормы за проживание. Как правильно оплатить всю сумму и отнести ее на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли?

По мнению автора, исходя из норм Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), возможно отнесение на затраты, учитываемые при налогообложении, все суммы расходов, но по двум основаниям

По правилу п.14 Инструкции № 115 возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь (далее - нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Исходя из сути вопроса, предполагается, что командировка осуществлена на автотранспорте: нанимателя либо личном автомобиле.

Согласно ч.1 п.32 Инструкции № 115 при следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке с учетом положений настоящего пункта.

Исходя из ч.3 п.32 Инструкции № 115 таким работникам выдаются авансы в иностранной валюте, в частности, на расходы по оплате за стоянку.

Возмещение таких расходов производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.

Требования к подтверждающим документам установлены п.28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).

То есть, в данном случае:

возмещение расходов по найму жилого помещения производится исходя из п.14 Инструкции № 115;

возмещение расходов за стоянку (парковку) при командировании на автомобиле нанимателя осуществляется по основанию, установленному п.32 Инструкции № 115, и при наличии документов, требуемых в п.28 Инструкции № 185.

При использовании для нужд организации личного автотранспорта, как правило,  заключается  договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, в котором  предусматривается не только и не обязательно компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства работника, но  и иные  дополнительные условия возмещения расходов работника, понесенных  для нужд нанимателя, например: содержание  автомобиля, обеспечение топливом и/или  порядок и условия выплаты работнику возмещения стоимости израсходованных ГСМ, компенсации при дополнительных расходах и т.д.

Таким образом, по мнению автора, направление работника в служебную загранкомандировку на личном автомобиле, используемом в служебных целях в соответствии с договором, может квалифицироваться как проезд работника, обеспечиваемый транспортным средством организации, и, соответственно, командировочные расходы на проезд не подлежат возмещению.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации, расходы, связанные с  использованием работником в зарубежной командировке личного автомобиля, должны компенсироваться на основании соответствующего договора, но не в связи с возмещением командировочных расходов.